Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Jonas Moser
Filzengraben 11-13
50676 Köln
E-Mail: info@bookingmanagement.io

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen Ihrer Registrierung, bei der Nutzung unserer Dienste oder bei der Kontaktaufnahme mitteilen. Hierzu gehören:

• Name und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Unternehmensdaten
• Zahlungsinformationen
• Nutzungsdaten und Protokolldaten

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste
• Abwicklung von Verträgen und Zahlungen
• Kommunikation mit Ihnen
• Versand von E-Mails in Ihrem Auftrag und Öffnen externer Kommunikationsdienste auf Ihre Auswahl
• Optionale KI-Unterstützung (z. B. Auswertung von Anfragen, Antwortentwürfe, Spracherkennung) über die OpenAI-API
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

4. Externe WhatsApp-Links

BookingManagement versendet derzeit keine WhatsApp-Nachrichten über eine WhatsApp-Business-API. Wenn Sie in der App eine WhatsApp-Funktion auswählen, kann ein Link zur externen WhatsApp-Anwendung geöffnet werden. Je nach Aktion enthält der Link die Telefonnummer eines Kontakts oder von Ihnen ausgewählte Nachrichtentexte bzw. Kontaktdaten. Die Übermittlung an WhatsApp erfolgt erst, wenn Sie diese externe Funktion selbst auswählen. Für die anschließende Verarbeitung durch WhatsApp gelten die Datenschutzinformationen von Meta.

BookingManagement übermittelt dabei keine Nachrichten oder Medien über eine WhatsApp-Business-API. Es gelten zusätzlich die Datenschutzrichtlinien von WhatsApp.

5. Optionale KI-Funktionen (OpenAI)

Wenn Sie optionale KI-Funktionen der Plattform nutzen (z. B. Extraktion von Event-Daten aus E-Mails, Entwurf von Antworten, Assistent oder Spracherkennung), können Inhalte Ihrer Kommunikation und zugehörige Angaben – einschließlich personenbezogener Daten – an unseren Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden:

• OpenAI Ireland Ltd. (Irland) – Verarbeitung über die OpenAI-API (u. a. Textmodelle und Whisper)

Zweck ist ausschließlich die technische Ausführung der von Ihnen ausgelösten KI-Funktion. Die Übermittlung erfolgt nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion. Es findet kein Training zu eigenen Werbezwecken durch OpenAI nach den API-Bedingungen statt; Details und Speicherdauern richten sich nach dem Data Processing Addendum / den API-Bedingungen von OpenAI.

Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd. (Irland). Zur Ausführung der API können Daten an verbundene Unternehmen in den USA weitergegeben werden. Die Übermittlung stützt sich auf das Data Processing Addendum von OpenAI einschließlich Standardvertragsklauseln (SCCs). Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum.

Für Kunden der Plattform ist OpenAI Ireland Ltd. zudem im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als Unterauftragsverarbeiter genannt (Einstellungen → DSGVO).

6. Datenweitergabe an Dritte / Unterauftragsverarbeiter

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• Dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist
• Eine rechtliche Verpflichtung besteht

Wir nutzen u. a. folgende Dienstleister bzw. Unterauftragsverarbeiter:

• Supabase (Datenbank und Authentifizierung)
• Vercel (Hosting und Webanalyse)
• Stripe (Zahlungsabwicklung)
• Mailgun oder ein von Ihnen konfigurierter E-Mail-Server (E-Mail-Versand)
• Google (Google-Anmeldung sowie Kalender-, Kontakte-, Aufgaben- und Kartendienste, wenn Sie diese Funktionen nutzen)
• Sentry (Fehlerdiagnose und Performance-Messung). Wenn Sitzungsaufzeichnungen aktiviert sind, werden 5 % der Sitzungen und alle Sitzungen mit einem Fehler aufgezeichnet. Dabei sind alle Texte maskiert und Medien blockiert.
• OpenAI Ireland Ltd. (optionale KI-Funktionen über die API, einschl. Whisper; Vertragspartner in Irland – siehe Abschnitt 5)

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

9. Cookies und Analyse

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Diese Cookies sind erforderlich, damit Sie sich einloggen und unsere Dienste nutzen können.

Webanalyse

Wir nutzen Vercel Web Analytics und Speed Insights. Dabei können Seitenaufrufe, Referrer, gefilterte URL-Parameter, Browser- und Gerätetyp, Betriebssystem, ungefähre Region sowie technische Lade- und Web-Vital-Werte verarbeitet werden. Vercel Web Analytics verwendet keine Drittanbieter-Cookies; laut Vercel werden Besuche über einen Hash gruppiert, der nach 24 Stunden verworfen wird. Vercel gibt an, dass Analytics-Daten nicht mit einer IP-Adresse oder einzelnen Person verknüpft werden. Speed Insights erhebt anonyme Performance-Messwerte. Bevor diese Messwerte übertragen werden, entfernen wir Query-Strings und maskieren Portal-Zugriffstoken sowie UUIDs in Seitenpfaden.

• Vercel Web Analytics setzt keine Drittanbieter-Cookies.
• Die Messwerte umfassen technische Nutzungs- und Gerätedaten, nicht nur Leistungswerte.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Verbesserung unserer Website.

10. Öffentliche Produkt-Demo

Wenn du die Demo startest, speichern wir deine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt deiner Einwilligung sowie technische Daten (z. B. IP) zur Bestätigung (Double-Opt-in) und zur Zusendung von Produktinformationen. Die Demo-Inhalte (Events, Kontakte, Dokumente) sind fiktiv, nur kurzzeitig verfügbar und werden nach Ablauf der Demo-Zeit gelöscht. Deine Lead-Daten bleiben bis zur Abmeldung oder bis du ein kostenpflichtiges bzw. trialendes Abo abschließt. Abmeldung ist über den Link in jeder Mail möglich.

11. Account-Löschung

Wenn Sie die Löschung Ihres Accounts beantragen, wird der Zugang sofort gesperrt. Vor der endgültigen Entfernung stellen wir einen Datenexport bereit. Die Account-Daten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ist der gelöschte Nutzer das letzte aktive Mitglied eines Unternehmens, wird dessen Stripe-Abo zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode beendet. Bei weiteren aktiven Mitgliedern bleibt das Unternehmensabo bestehen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.